攸信AEES小云朵焕新会议流程管控,为组织提质增效
发布时间:2021-12-29 分类:国内

会议管理如何助力组织增值提效?攸信全方位解析会议管理技巧,为组织会议管理提供了新的变革方向。

会议管理技巧一:如何科学管控会议室资源?精准调配会议资源?

通过调查显示,90的企业会议室资源使用浪费情况严重。浪费情况主要体现在几大维度:在时间维度上,大型企业具备充足的会议资源,但面向几百上千人同时提出的会议需求,如何协调?怎么满足组织内部的“并发”需求?仅依靠人工管理,实在是无法在同一时间汇总所有人的“会议需求”,因此在安排会议时间和会议室资源时,资源协调难度大,资源管控难以到位;在空间维度上,无论是通过人工管理还是借助单一系统管理,也很容易出现预约了会议室资源,却难以面向突发情况灵活变通,如何去管理会议室资源?;在人员维度上,依靠专人专职负责会议室的管控、协调会议资源,给行政管理提出了更高的要求,不仅增加了人员的工作负荷,更是难以全方位管控好会议资源。

有了攸信AEES会议管理系统,即使是跨不同时区和地点,对员工和管理人员来说,复杂的预订也变得易于管理和查看,只需要通过电脑或手机几秒内搞定。会议室和人员状态更是可实时更新,助力高效预定会议,外设看板进行实时交互,智化会议全流程管理,呈现会议数据统计报表,实现全流程的数字化管控。

会议管理技巧二:会议创建前如何高效查询会议室占用情况?

目前很多大中型企业均采用人工手动方式管理各会议室的日常使用,分配和查询各会议室的使用情况,效率低下,难以对各楼层的会议室空闲、预定情况、会议室各种资源状态、后勤保障等都做到了如指掌。

攸信AEES会议管理系统,通过直观友好的移动端+web端双端应用,随时随地查找会议室占用情况,便于人员进行会议的高效管理预订,会议室锁定与占用,并可通过面板清楚展现会议资源使用情况,,避免会议室冲突,实现会议资源的科学使用。

会议管理技巧三:参会人员如何全面管控?

没有数字化管控的助力,会议管理流程中对于会议人员的管控通常使用人工登记的方式,既容易出现登记误差也难以实现参会人员的身份认证,更是难以对后续的数据进行加统计分析,导致会议的效用在源头上就受到了阻碍。

攸信AEES会议管理采用二维码签到方式,告别纸质签到表格,数据实时自动统计可追溯,无需等候可多人同时扫码签到,便于参会人员有效协作、配合流畅,省心、省时、省力。对参会人员二维码签到信息进行后台的统计查询及数据的导出,有效管控和记录,对人员出席情况数据统计分析系统可实时自动生成,降低差错率,参会者出席情况系统可追溯。

  会议管理技巧四:会后记录如何追溯?

传统会议纪要模式,由专人负责记录会议要点,由于记录者对于会议讨论内容以及相应业务了解不清楚,容易造成会议重点遗漏以及相应会议要点表意不清的情况,更是在同一时间难以兼顾多个维度的会议纪要展示内容呈现。

攸信AEES会议管理集成集成任务和知识库,链接会议纪要至企业知识库,支持多人在线编辑,确保会议内容全覆盖,沉淀每一次会议成果至企业知识库,便于后续会议任务的跟进以及会议重点的记录,释放会议价值,为后续会议增值蓄能。

未来,攸信AEES会议管理将持续借助数字化平台优势和技术力量,赋能更多企业,通过信息化手段固化企业会议的会议通知、会中汇报、会议决策等管理业务,通过与公文管理、会议室管理、任务管理等功能集成实现会前、会中、会后及决策支持的全流程一体化管理,简化会议流程,智化会议环节,打造高效无纸化的会议管理模式。

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